Pracownik odszedł, a my nie wysłaliśmy żadnego pisma. Czy jeszcze można to naprawić?

To zależy od tego, ile dni minęło. Zawiadomienie w terminie 15 dni roboczych chroni zezwolenie przez 30 dni od utraty pracy. Po terminie ta ochrona nie działa. Nie czekaj: sprawdź daty, skontaktuj się z pracownikiem i ustal, czy nowy wniosek został już złożony. Konkretną sytuację oceni urząd albo prawnik, bo skutki zależą od szczegółów sprawy.

Czy 15 dni roboczych to to samo co 15 dni kalendarzowych?

Nie. Chodzi o dni robocze, więc terminu nie przeliczysz prostym dodawaniem dni na kalendarzu. Najbezpieczniej wysłać pismo w pierwszym tygodniu po ostatnim dniu pracy i zachować potwierdzenie nadania. Wtedy nie musisz się zastanawiać, czy święto w środku tygodnia przesunęło Wasz termin, i masz dowód, że zawiadomienie wyszło na czas.

Pracownik zmienia firmę, ale zostaje na tym samym stanowisku. Czy zmiana zezwolenia jest potrzebna?

Tak. Zezwolenie jednolite jest związane z pracodawcą wskazanym w decyzji, więc zmiana firmy oznacza zmianę zezwolenia albo nowy wniosek, nawet jeśli stanowisko brzmi tak samo. Przy innej podstawie, np. zezwoleniu na pracę, zasady są inne. Dlatego najpierw sprawdź, jaki dokument ma pracownik, i dopiero wtedy ustal, co składa nowa firma.

Czy mogę zatrudnić osobę, która ma jeszcze nierozpatrzony wniosek o kartę pobytu u poprzedniego pracodawcy?

To odrębna sytuacja: liczy się, na jakiej podstawie pracownik ma prawo do pracy w trakcie postępowania. Szczegóły opisaliśmy po angielsku w tekście Changing Employer While Karta Pobytu Is Pending. Zanim podpiszesz umowę, poproś o kopie dokumentów ze sprawy i skonsultuj je, bo błąd w tym miejscu najłatwiej przeoczyć.

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca: poradnik 2026

Piątek, 16:40. Specjalistka od kadr wchodzi do Twojego gabinetu: Rahul, spawacz z Indii, właśnie złożył wypowiedzenie. Od poniedziałku chce pracować u firmy z drugiej strony ulicy. Ma kartę pobytu wydaną „na pracę” u Was. Co teraz? Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca to jedna z tych sytuacji, w której termin biegnie od dnia, o którym nikt w firmie nie pamięta. Skutki odczuwa i pracownik, i pracodawca, który zostaje z zezwoleniem „widmo” albo, co gorsza, z nowym pracownikiem bez podstawy do pracy.

Zezwolenie jednolite jest przypisane do firmy — kto więc musi coś zgłosić?

Karta pobytu wydana na podstawie zezwolenia jednolitego (czyli zezwolenia na pobyt czasowy i pracę) nie jest ogólną zgodą na pracę w Polsce. Dotyczy konkretnego pracodawcy i warunków zapisanych w decyzji: stanowiska, wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia. Kiedy pracownik zmienia firmę, zmienia się podstawa jego legalnego pobytu i pracy. To oznacza formalności po obu stronach. Oficjalne wyjaśnienia znajdziesz m.in. na portalu Zielona Linia oraz w Module Obsługi Spraw (MOS).

💬 Nie chcesz czytać — napisz. WhatsApp +48 502 127 265 — odpowiadamy, bez zobowiązań. Otwórz czat →

Kto składa zawiadomienie? Według informacji urzędów wojewódzkich to cudzoziemiec ma obowiązek poinformować wojewodę, który wydał zezwolenie, o utracie pracy u pracodawcy wskazanego w zezwoleniu. Część opracowań praktycznych opisuje równoległy obowiązek informacyjny firmy wymienionej w decyzji. Nie warto się spierać, czyj to obowiązek. Bezpieczniej potraktować go jako wspólny i załatwić pismem jeszcze w tym samym tygodniu, w którym kończy się współpraca. Gdy masz wątpliwości, sprawdź aktualne brzmienie wymogów na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Dwa zegary: 15 dni roboczych i 30 dni — jak je liczyć?

Pierwszy zegar rusza w dniu, w którym pracownik traci pracę u pracodawcy z zezwolenia. Masz wtedy 15 dni roboczych (nie kalendarzowych) na pisemne zawiadomienie wojewody. Obowiązek uznaje się za spełniony także wtedy, gdy w tym terminie cudzoziemiec złoży wniosek o zmianę zezwolenia.

Drugi zegar to ochrona zezwolenia. Jeśli zawiadomienie wpłynie w terminie, zezwolenie nie zostanie cofnięte przez 30 dni od dnia utraty pracy. Ta ochrona działa jednak tylko raz w czasie ważności zezwolenia. W tym oknie pracownik powinien złożyć wniosek związany z pracą u nowego pracodawcy (zmiana zezwolenia albo nowy wniosek o pobyt czasowy), żeby nie wypaść z legalnego pobytu. Opisuje to także informacja Zielonej Linii o zmianie pracodawcy.

Ten termin z perspektywy pracownika opisaliśmy po angielsku w tekście Changed Employer in Poland? You Have 15 Working Days to Tell the Urząd. Tutaj skupiamy się na tym, co musi zrobić firma.

Dzień 0 — ostatni dzień zatrudnienia: zapisz datę w aktach i potwierdź ją pracownikowi na piśmie.
Do 15. dnia roboczego: zawiadomienie do wojewody albo złożony wniosek o zmianę zezwolenia.
W ciągu 30 dni od utraty pracy: wniosek związany z pracą u nowego pracodawcy. Bez niego pracownik ryzykuje utratę legalnego pobytu.

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca zaczyna się od porządku w papierach, a nie od rozmowy z urzędem

Czy nowy pracownik może zacząć od poniedziałku?

To pytanie dostajemy od firm najczęściej, a odpowiedź nie jest wygodna. Z wyjaśnień Zielonej Linii wynika, że w czasie oczekiwania na zmianę zezwolenia cudzoziemiec nie może wykonywać pracy u nowego pracodawcy na podstawie samego zezwolenia jednolitego. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ma odrębną podstawę, np. zezwolenie na pracę albo (dla obywateli wybranych państw) oświadczenie o powierzeniu pracy. Zanim więc wpuścisz kogoś na halę, ustal na piśmie, co dokładnie daje mu prawo do pracy u Ciebie od pierwszego dnia.

Stawka jest wysoka. Za powierzenie pracy cudzoziemcowi bez wymaganej podstawy grożą kary. W źródłach podawany jest przedział od 3000 do 50 000 zł za osobę, więc przed decyzją sprawdź aktualne stawki. Szczegóły omówiliśmy po angielsku w tekście Hiring a Foreigner Without Papers? Employer Fines in Poland 2026.

Wskazówka (Practical tip): przed pierwszym dniem pracy poproś o kopię aktualnego dokumentu pobytowego i zapisz datę, od której pracownik ma podstawę do pracy u Ciebie. Ta jedna kartka w teczce pomaga wykazać, że sprawdziłeś legalność pobytu i pracy.

Nowa firma: lista kontrolna na pierwsze 30 dni

Poniżej lista, którą przechodzimy z firmami przy każdej zmianie pracodawcy. To porządek działań, a nie gwarancja decyzji, bo o zezwoleniu decyduje wojewoda.

Załącznik nr 1 do wniosku. To formularz wypełniany przez podmiot powierzający pracę, czyli przez Ciebie. Według informacji na MOS dołącza się go do wniosku o zmianę zezwolenia.
Wniosek o zmianę zezwolenia składa cudzoziemiec do wojewody właściwego dla miejsca pobytu. Do wniosku dołącza się potwierdzenie opłaty skarbowej (440 zł).
Umowa na piśmie, zgodna z warunkami zezwolenia: stanowisko, wymiar, wynagrodzenie. Cudzoziemiec powinien dostać ją w języku, który rozumie.
Kopia dokumentu pobytowego w aktach przez cały okres zatrudnienia. Ważność sprawdź przed pierwszym dniem pracy.
Zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni, tak jak przy każdym pracowniku.
Informacja do urzędu w ciągu 7 dni, jeśli pracownik nie podjął pracy w ciągu dwóch miesięcy od daty początkowej ważności zezwolenia albo przerwał ją na taki okres.
Obowiązki zależne od podstawy: przy zezwoleniu na pracę czy oświadczeniu dochodzi m.in. przekazanie kopii umowy urzędowi przez praca.gov.pl. Sprawdź, które wymogi dotyczą Twojej sytuacji.

Sposób składania wniosków zmienia się w 2026 roku, więc aktualną formę (papier czy online) potwierdź w MOS oraz w poradniku biznes.gov.pl o obowiązkach pracodawcy. Pełny zestaw dokumentów przy karcie pobytu w celu pracy rozpisaliśmy po angielsku w tekście Karta Pobytu for Work 2026: 9 Documents, PLN 440 + 100 and One Page That Sinks Cases.

Lista kontrolna przy zmianie pracodawcy: załącznik nr 1, umowa, kopia dokumentu pobytowego

A firma, którą pracownik opuszcza — czy może po prostu zamknąć temat?

Nie do końca. Pracodawca, który żegna pracownika cudzoziemca, ma kilka rzeczy do zrobienia, zanim sprawa zniknie mu z głowy:

Zapisz datę ustania stosunku pracy i wydaj świadectwo pracy w ustawowym terminie.
Poinformuj wojewodę o zakończeniu współpracy (razem z pracownikiem albo równolegle). Traktuj ten obowiązek jako wspólny.
Zachowaj kopie dokumentów pobytowych i potwierdzenie wysłania pisma.
Wyrejestruj pracownika z ubezpieczeń w terminie wynikającym z przepisów.

Przykład ilustracyjny (uogólniony, bez prawdziwych danych): Marta, specjalistka HR w firmie logistycznej pod Poznaniem, dowiedziała się w piątek, że kierowca z Nepalu odchodzi do innego przewoźnika. W poniedziałek miała wpisaną datę zakończenia umowy, kopię dokumentu pobytowego i gotowe pismo do urzędu wojewódzkiego. Nowa firma równolegle przygotowała załącznik nr 1. Nikt nie liczył dni na ostatnią chwilę, i o to w tym wszystkim chodzi.

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca w praktyce: jedna osoba w firmie pilnuje dat i dokumentów

Zatrudniasz cudzoziemców — jak to ogarnąć bez prowadzenia kalendarza terminów?

Gdy w firmie pracuje kilkunastu cudzoziemców, kalendarz terminów staje się osobnym zadaniem. Zezwolenia kończą się w różnych miesiącach, ludzie zmieniają pracę, a jedno spóźnione pismo potrafi zablokować sprawę. Legal Solutions legalizuje pracowników cudzoziemskich dla firm: pomagamy przygotować dokumenty, pilnować terminów i prowadzić sprawy przed urzędami. Nie jesteśmy adwokatami ani radcami prawnymi. Naszą rolą jest przygotowanie i sprawna obsługa, a nie reprezentacja przed sądem. Szczegóły dla firm znajdziesz tutaj: legalsol.pl/b2b. Trzy ścieżki zatrudnienia opisaliśmy po angielsku w tekście Hiring Workers from India, Nepal, Philippines in Poland (2026).

Zatrudniasz cudzoziemców i nie chcesz liczyć dni roboczych na kalendarzu? Napisz na WhatsApp: +48 502 127 265. Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.