Poniedziałek, 8:15. Dostajesz wiadomość od pracownika z magazynu: ma propozycję z innej firmy i pyta, czy może po prostu zmienić pracę, bo „przecież ma kartę pobytu”. Ty zastanawiasz się nad czymś odwrotnym: czy karta pobytu jest przypisana do pracodawcy, czyli czy możesz zatrudnić cudzoziemca, który przychodzi z kartą wydaną „pod” kogoś innego — i czy sam nie stracisz człowieka, w którego rekrutację zainwestowałeś. Odpowiedź nie jest jedna. Zależy od tego, na jakiej podstawie cudzoziemiec dostał prawo pobytu. Porządkujemy to tak, jak robimy z klientami firmowymi: od tego, co jest w decyzji, przez terminy, po błędy, które kosztują najwięcej.
Czy karta pobytu jest przypisana do pracodawcy? To zależy od podstawy pobytu
Sama karta pobytu to dokument — plastikowa karta potwierdzająca tożsamość i prawo pobytu. O tym, czy cudzoziemiec jest związany z konkretną firmą, decyduje decyzja, na podstawie której ją wydano. Jeśli to zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite), wojewoda wydaje je w związku z konkretnym podmiotem powierzającym pracę i konkretnymi warunkami zatrudnienia. W praktyce: tak, taka karta jest „przypisana” do pracodawcy — nie jako napis na plastiku, lecz jako warunek wynikający z decyzji. Karty wydane z innej podstawy (rodzina, studia i inne) zwykle nie wiążą z jedną firmą. Pisaliśmy o tym osobno w tekście o karcie pobytu niezwiązanej z pracodawcą (po angielsku).
💬 Nie chcesz czytać — napisz. WhatsApp +48 502 127 265 — odpowiadamy w 15 minut, bezpłatnie, bez zobowiązań. Otwórz czat →
Co dokładnie wiąże cudzoziemca z firmą w zezwoleniu jednolitym?
Zezwolenie jednolite to jedna decyzja, która łączy dwie rzeczy: prawo pobytu i prawo do pracy. Dlatego wojewoda patrzy nie tylko na cudzoziemca, ale też na Ciebie. Z dokumentów, które składacie razem, wynikają elementy, które „trzymają” pracownika przy firmie:
- pracodawca — podmiot powierzający pracę wskazany we wniosku i w decyzji;
- warunki pracy i wynagrodzenia — opisane w załączniku do wniosku, który wypełnia i podpisuje pracodawca;
- okres ważności zezwolenia — przy zmianie pracodawcy urzędy wskazują jako przyczynę odmowy sytuację, w której nowa praca miałaby trwać krócej niż ważność zezwolenia;
- poziom wynagrodzenia — nie może być niższy, niż wymagają przepisy.
Koszt to także pieniądze: według tabel opłat urzędów wojewódzkich opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wynosi 440 zł. Urząd Wojewódzki Warmińsko-Mazurski wskazuje ponadto, że według ustawy z 23 stycznia 2026 r. opłata nie podlega zwrotowi także przy decyzji negatywnej — dotyczy to wniosków złożonych od 5 marca 2026 r. Nie myl tego z zezwoleniem na pracę: to osobny dokument, o który występuje pracodawca, i inny niż karta. Różnicę opisaliśmy w tekście o zezwoleniu na pracę i karcie pobytu (po angielsku). Samego zezwolenia na pracę nie da się „przepisać” na innego pracodawcę — zmiana pracodawcy oznacza nowe zezwolenie.
Pracownik chce zmienić pracodawcę: zmiana zezwolenia krok po kroku
Zmiana firmy nie kończy się na podpisaniu nowej umowy. Przy zezwoleniu jednolitym trzeba przejść osobną procedurę w urzędzie wojewódzkim. Kolejność wygląda zwykle tak:
- Nowy pracodawca przygotowuje dane do załącznika: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i okres zatrudnienia.
- Cudzoziemiec składa wniosek o zmianę zezwolenia w urzędzie właściwym dla miejsca pobytu. Według wskazówek urzędów wniosek podpisuje cudzoziemiec, a załącznik wypełnia i podpisuje pracodawca — zerknij na aktualny formularz swojego urzędu.
- Opłata: w tabeli opłat jednego z urzędów (zachodniopomorskiego) za zmianę zezwolenia na pobyt czasowy i pracę widnieje 220 zł. Sprawdź kwotę w swoim urzędzie przed płatnością.
- Urząd bada m.in. okres zatrudnienia i wynagrodzenie. Odmowa grozi też wtedy, gdy cudzoziemiec nie zawiadomił wojewody o utracie poprzedniej pracy w terminie.
- Zanim nowy pracownik zacznie pracować na nowych warunkach, ustal z urzędem lub prawnikiem, od kiedy wolno — nie zakładaj tego z góry.
Przy zezwoleniu na pracę (a nie na pobyt) obowiązują inne zasady — omówiliśmy je w tekście o zmianie pracy na zezwoleniu na pracę (po angielsku).
Przykład ilustracyjny (uogólniony, nie dotyczy konkretnego klienta): firma logistyczna chciała zatrudnić kierowcę z Nepalu, który miał ważną kartę wydaną pod poprzedniego pracodawcę. HR uznał, że wystarczy umowa. Dopiero przy przeglądzie dokumentów okazało się, że trzeba złożyć wniosek o zmianę zezwolenia, a poprzedni pracodawca nie zgłosił zakończenia współpracy. Uporządkowanie dokumentów zajęło kilka dni — zamiast kilku tygodni sporu z urzędem.
Pracownik traci pracę albo jej nie podejmuje: kto pilnuje terminów?
Terminy dotyczą obu stron, ale najczęściej gubi się je po stronie firmy. Z informacji portalu Zielona Linia oraz urzędów wojewódzkich wynika, co następuje:
- cudzoziemiec ma 15 dni roboczych od zakończenia pracy, aby pisemnie zawiadomić wojewodę (art. 121 ustawy o cudzoziemcach) albo w tym samym czasie złożyć wniosek o zmianę zezwolenia — wniosek zastępuje wtedy zawiadomienie;
- jeśli nie zrobi żadnej z tych rzeczy, może później nie móc skutecznie złożyć wniosku o zmianę, a brak zawiadomienia bywa podstawą odmowy;
- wojewoda nie cofnie zezwolenia w ciągu 30 dni od utraty pracy u pracodawcy wpisanego w decyzji;
- pracodawca: według informacji Urzędu Wojewódzkiego w Lubuskiem od 1 czerwca 2026 r. powiadomienia o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, jej przerwaniu lub zakończeniu składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl.
Nie podajemy jednej liczby dni dla pracodawcy, bo źródła podają różne terminy w zależności od rodzaju powiadomienia i podstawy legalizacji. Termin i zakres sprawdź w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom oraz na praca.gov.pl. Ogólne informacje dla pracodawców znajdziesz też na gov.pl/web/cudzoziemcy.
Practical tip: Wpisz do kalendarza HR dwie daty przy każdym cudzoziemcu: koniec ważności zezwolenia oraz dzień, w którym kończy się współpraca. Od tej drugiej liczą się 15 dni roboczych pracownika i Twoje powiadomienie przez praca.gov.pl.
Rekrutujesz cudzoziemca z kartą pobytu: co sprawdzić przed umową
Sama karta w dłoni kandydata nie wystarczy. Zanim podpiszesz umowę, przejdź krótką listę kontrolną:
- na jakiej podstawie wydano kartę — poproś o decyzję, nie tylko o plastik (zezwolenie na pobyt czasowy i pracę czy inna podstawa);
- kto jest wskazany jako pracodawca i czy to Ty — jeśli nie, potrzebna jest zmiana zezwolenia;
- do kiedy ważne jest zezwolenie i czy Twoja umowa mieści się w tym okresie;
- czy wynagrodzenie spełnia wymogi — jeśli chcesz zrozumieć próg, zajrzyj do tekstu o progu wynagrodzenia przy karcie pobytu;
- jeśli kandydat czeka na decyzję i ma stempel w paszporcie — poproś o dokumenty ze sprawy i ustal, co dokładnie mu wolno, zanim zaczniesz płacić za godziny.
Jeśli sprawdzisz to źle, ryzykujesz nie tylko pracownika. Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi to sankcje po stronie firmy (m.in. grzywna), a ich opis znajdziesz na stronie Zielonej Linii. Kwoty zależą od przepisu i zmieniały się — sprawdź aktualne brzmienie ustawy. Osobny tekst o tym, dlaczego sprawy upadają na progu wynagrodzenia (po angielsku), pomoże Ci uniknąć błędu w umowie.
Co robi Legal Solutions, a czego nie robimy
Pomagamy firmom po stronie karty pobytu: sprawdzamy, na jakiej podstawie pracownik legalnie przebywa w Polsce, przygotowujemy dokumenty, prowadzimy sprawy o kartę pobytu, odwołania od odmów oraz przyspieszamy sprawy, które utknęły (ponaglenie, skarga na przewlekłość). Nie załatwiamy wiz ani zezwoleń na pracę i oświadczeń — to robi pracodawca lub konsulat. Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć jasność, co jest w ich decyzjach i jakie terminy biegną, zobacz ofertę dla firm: legalsol.pl/b2b. Opisujemy sytuację, doradzamy kolejność kroków i pomagamy w sprawach pobytowych. Nie występujemy jako adwokat ani radca prawny.
Często zadawane pytania
Czy pracownik może po prostu zmienić pracodawcę, skoro ma kartę pobytu?
Jeśli karta wynika z zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, nie „po prostu”. Zmiana pracodawcy wymaga wniosku o zmianę zezwolenia albo nowego zezwolenia, a praca u nowej firmy musi spełniać warunki z decyzji. Jeśli karta wydana jest z innej podstawy, np. rodzinnej, ograniczenia do jednej firmy zwykle nie ma — ale sprawdź decyzję.
Zwolniłem pracownika z zezwoleniem jednolitym — ile ma czasu?
Według informacji portalu Zielona Linia cudzoziemiec ma 15 dni roboczych od zakończenia pracy, aby pisemnie zawiadomić wojewodę albo złożyć wniosek o zmianę zezwolenia. Wojewoda nie cofnie zezwolenia w ciągu 30 dni od utraty pracy. Ty jako pracodawca składasz własne powiadomienie przez praca.gov.pl.
Co zgłaszam do urzędu, jeśli cudzoziemiec nie zacznie pracy?
Od 1 czerwca 2026 r. powiadomienia o niepodjęciu pracy, przerwaniu lub zakończeniu pracy cudzoziemca składa się elektronicznie przez praca.gov.pl. Termin zależy od rodzaju powiadomienia i podstawy legalizacji, więc sprawdź ustawę o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom albo zapytaj nas przed wysłaniem.
Czy opłata za zezwolenie wraca, gdy urząd odmówi?
Według Urzędu Wojewódzkiego Warmińsko-Mazurskiego, powołującego się na ustawę z 23 stycznia 2026 r., opłata skarbowa nie podlega zwrotowi także przy decyzji negatywnej — dla wniosków złożonych od 5 marca 2026 r. Dotyczy to też wniosku o zmianę zezwolenia. Przed złożeniem wniosku upewnij się, że dokumenty są kompletne.
Masz pracownika z kartą pobytu i nie wiesz, czy jest „przypisany” do Twojej firmy? Napisz do nas — przejrzymy dokumenty, zanim zrobi to urząd. Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.