Wtorek, 9:40. Właścicielka firmy sprzątającej z Łodzi dostaje maila z systemu MOS: „Wypełnij i podpisz Załącznik nr 1”. Jej pracownik z Nepalu pracuje u niej od roku, jego dokumenty pobytowe kończą się za kilka tygodni, a ona nie ma pojęcia, czy wniosek składa ona, czy on. To pytanie wraca w każdej rozmowie z kadrowymi: karta pobytu dla pracownika – co musi zrobić pracodawca, a co zostaje po stronie cudzoziemca? Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje. Ale kilka drobiazgów – podpis elektroniczny, forma umowy, terminy zgłoszeń – potrafi zatrzymać sprawę na tygodnie. Przejdźmy przez to po kolei, z konkretnymi terminami i bez prawniczego żargonu.
Kto składa wniosek o kartę pobytu pracownika, a co spada na pracodawcę?
Zacznijmy od porządku. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite, po którym cudzoziemiec dostaje kartę pobytu) wydaje wojewoda – na wniosek cudzoziemca, a nie pracodawcy. Od 27 kwietnia 2026 r. wniosek składa się wyłącznie elektronicznie w Module Obsługi Spraw (MOS). Rola firmy jest jednak kluczowa: bez jej dokumentu wniosek w ogóle nie zostanie złożony.
Zasady opisuje oficjalna strona Modułu Obsługi Spraw. W praktyce podział ról wygląda tak:
- Cudzoziemiec zakłada wniosek w MOS, podaje adres e-mail pracodawcy, dołącza wymagane dokumenty, opłaca 440 zł opłaty za zezwolenie i stawia się w urzędzie na pobranie odcisków palców.
- Pracodawca wypełnia i podpisuje elektronicznie Załącznik nr 1, zapewnia warunki zatrudnienia zgodne z tym, co zadeklarował, a po wydaniu zezwolenia pilnuje terminów informowania urzędu.
- Wojewoda sprawdza spójność dokumentów – dlatego dane z załącznika, umowy i wniosku powinny się zgadzać.
💬 Nie chcesz czytać – napisz. WhatsApp +48 502 127 265 – odpowiadamy szybko, bez zobowiązań. Otwórz czat →
Załącznik nr 1 w MOS: jak pracodawca podpisuje go po 27 kwietnia 2026?
To najczęstszy punkt zapalny. System wysyła na adres e-mail wskazany przez pracownika link do załącznika, który firma musi wypełnić w formie elektronicznej. Dopóki pracodawca tego nie zrobi, pracownik nie dokończy składania wniosku. Od tej samej daty obowiązują też nowe wzory załączników nr 1–5, więc stare pliki z internetu już się nie nadają.
- Ustal, kto reprezentuje firmę (według KRS lub CEIDG). Jeśli reprezentacja jest łączna, np. dwóch członków zarządu, podpisać musi każdy z nich – system wysyła osobne powiadomienie do każdego wskazanego adresata.
- Sprawdź, czy ta osoba ma profil zaufany, e-dowód z podpisem osobistym albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Załącznik podpisuje się przez login.gov.pl.
- Wypełnij załącznik prawdziwymi danymi: stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, rodzaj umowy. Urząd porówna je z resztą dokumentów.
- Daj znać pracownikowi, że załącznik jest gotowy – dopiero wtedy może zakończyć składanie wniosku.
Ogólny opis zmian dla firm znajdziesz też na portalu biznes.gov.pl oraz na stronie gov.pl dla cudzoziemców. Jeśli chcesz zobaczyć całą ścieżkę od strony firmy, zajrzyj do naszego przewodnika po obowiązkach pracodawcy.
Umowa i pensja: jakie warunki zatrudnienia musi zapewnić pracodawca?
Urząd nie ocenia, czy pracownik jest „dobry”. Sprawdza, czy praca jest realna, a warunki – zgodne z prawem. Tu pracodawca ma najwięcej do powiedzenia.
- Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne. W 2026 r. wynosi ono 4806 zł brutto miesięcznie, a minimalna stawka godzinowa to 31,40 zł (dotyczy m.in. umów zlecenia).
- Umowa na piśmie, przekazana przed rozpoczęciem pracy – po polsku i w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Taki obowiązek wynika z ustawy z 20 marca 2025 r., obowiązującej od 1 czerwca 2025 r.
- Zezwolenie jednolite wydaje się na okres od 3 miesięcy do 3 lat i wiąże cudzoziemca z jednym pracodawcą. Zmiana firmy to nie formalność z nową umową, tylko osobne postępowanie.
- Stanowisko, wymiar etatu i pensja w umowie powinny odpowiadać temu, co wpisano w Załączniku nr 1.
Kwestia opłaty: 440 zł za zezwolenie formalnie obciąża wnioskodawcę, czyli cudzoziemca. W praktyce wiele firm zwraca ją pracownikowi – to jednak wasza umowa, nie wymóg urzędu.
Po wydaniu karty: o czym pracodawca musi poinformować urząd i w jakim terminie?
Wydanie zezwolenia nie kończy obowiązków. Przepisy przewidują krótkie terminy na zgłoszenia. Według omówień nowych przepisów pracodawca ma 7 dni na zawiadomienie, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu dwóch miesięcy od początku ważności zezwolenia albo przerwał ją na taki okres. Wojewodę trzeba też poinformować, gdy cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż dwa miesiące przed końcem ważności zezwolenia. Przy utracie pracy mówi się o terminie 15 dni.
Ważne: terminy zależą od konkretnej sytuacji (a oficjalne teksty mówią niekiedy o dniach roboczych), więc przed zgłoszeniem sprawdź aktualne brzmienie na stronie Zielonej Linii albo zapytaj nas. Za niedopełnienie obowiązków informacyjnych w ramach ustawy z 2025 r. grozi kara do 5000 zł.
Przykład (ilustracyjny, złożony): Magda, kadrowa z firmy produkcyjnej pod Poznaniem, zatrudniła spawacza z Indii. Wniosek utknął na tydzień, bo drugi członek zarządu nie miał podpisu zaufanego i nikt nie zauważył, że system czeka na jego załącznik. Po uzupełnieniu podpisów sprawa ruszyła, a Magda od tamtej pory sprawdza reprezentację firmy przed założeniem wniosku.
Wskazówka praktyczna: zanim pracownik założy wniosek w MOS, sprawdźcie w firmie trzy rzeczy – kto reprezentuje spółkę, czy każdy z nich ma podpis elektroniczny i czy umowa zgadza się z danymi do załącznika. Zajmie to 20 minut, a oszczędzi tygodni.
Czego pracodawcy najczęściej nie dopilnowują?
- Załącznik nr 1 czeka w skrzynce, bo mail z MOS trafił do spamu lub na adres osoby, która już nie pracuje w firmie.
- Podpis składa osoba bez uprawnień do reprezentacji albo tylko jeden z dwóch wymaganych reprezentantów.
- Umowa jest wyłącznie po polsku, choć pracownik jej nie rozumie.
- Pensja lub etat zmieniają się po złożeniu wniosku, a nikt tego nie zgłasza.
- Zgłoszenie o zakończeniu lub przerwie w pracy odkłada się „na później”, a termin biegnie.
Jeśli pracownik czeka już na decyzję, przyda się też tekst o tym, ile naprawdę trwa karta pobytu.
Jak Legal Solutions pomaga firmom zatrudniającym cudzoziemców?
Legalizujemy cudzoziemców dla firm: pomagamy przygotować Załącznik nr 1, sprawdzamy zgodność umowy z wnioskiem, prowadzimy sprawę z pracownikiem i przypominamy o terminach po wydaniu zezwolenia. Nie jesteśmy kancelarią adwokacką ani radcowską – zajmujemy się przygotowaniem i sprawami formalnymi. Szczegóły oferty dla firm: legalsol.pl/b2b.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca sam składa wniosek o kartę pobytu dla pracownika?
Nie. Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę składa cudzoziemiec w MOS. Pracodawca wypełnia i podpisuje elektronicznie Załącznik nr 1 – bez niego wniosek nie zostanie złożony. Później firma odpowiada za zgodne z deklaracją warunki zatrudnienia i terminowe zawiadomienia.
Co się stanie, jeśli pracodawca nie wypełni Załącznika nr 1?
Pracownik nie dokończy składania wniosku w MOS. System pozwala zakończyć ten proces dopiero po wypełnieniu załącznika. Jeśli czas do końca legalnego pobytu się kurczy, każdy dzień zwłoki po stronie firmy może zaszkodzić pracownikowi.
Kto płaci 440 zł za zezwolenie na pobyt i pracę?
Formalnie opłatę wnosi wnioskodawca, czyli cudzoziemiec, w chwili składania wniosku. To, czy firma mu ją zwróci, zależy od waszych ustaleń. Warto zapisać to w umowie lub regulaminie, żeby uniknąć sporów.
Czy pracownik może po prostu zmienić pracodawcę i zostawić kartę?
Zezwolenie jednolite jest powiązane z jednym pracodawcą. Zmiana firmy wymaga osobnej procedury, a nie tylko nowej umowy. Zanim nowy pracodawca przyjmie cudzoziemca, powinien sprawdzić, na jakiej podstawie pracownik legalnie przebywa w Polsce.
Zatrudniasz cudzoziemców i nie chcesz zgadywać, czy papiery są kompletne? Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.