Poniedziałek, 8:15. Kierowniczka HR w firmie logistycznej pod Poznaniem dostaje od dyrektora operacyjnego jedno zdanie: „Za miesiąc przyjeżdża dwunastu pracowników z Nepalu, ogarnij to”. Ona ma na głowie rekrutację, umowy i płace. O praca.gov.pl słyszała, ale nigdy nie składała tam wniosku. Zaczyna się pytanie, które zadaje sobie większość działów HR: robić to samemu, czy oddać na zewnątrz? Czyli: ile naprawdę kosztuje firmę outsourcing legalizacji pracowników cudzoziemców – i ile kosztuje jego brak?
Poniżej konkretne liczby z oficjalnych źródeł (stan na październik 2026), podział na to, co płacisz urzędowi, a co możesz przekazać partnerowi, i prosty sposób na policzenie, czy ci się to opłaca.
Ile płacisz urzędowi, zanim zapłacisz komukolwiek innemu?
Zacznijmy od kosztów, których nie da się uniknąć – niezależnie od tego, czy wniosek składa HR, czy zewnętrzny partner. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują też nowe opłaty:
- zezwolenie na pracę na okres do 3 miesięcy – 200 zł;
- zezwolenie na pracę na okres powyżej 3 miesięcy – 400 zł;
- wpis oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji – 400 zł (wcześniej 100 zł);
- delegowanie cudzoziemca – 800 zł.
Źródło: komunikat na zielonalinia.gov.pl oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 listopada 2025 r. Opłata za zezwolenie jest bezzwrotna, więc błędny lub odrzucony wniosek to realna strata, a nie tylko stracony czas.
Osobna kwestia to karta pobytu samego pracownika. Przy jednolitym zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę opłaty to 440 zł przy składaniu wniosku i 100 zł za wydanie karty. Płaci je co do zasady cudzoziemiec, ale firmy często ustalają z pracownikiem, kto ponosi ten koszt – warto to spisać.
💬 Chcesz od razu porozmawiać o swojej sytuacji? Opisz nam, ilu cudzoziemców zatrudniasz i z jakich krajów – podpowiemy ścieżkę. Przejdź do strony dla firm →
Co naprawdę kosztuje firmę: opłaty czy błędy?
Opłaty są policzalne i niewielkie w porównaniu z tym, co dzieje się przy pomyłce. Ustawa przewiduje kary za nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcowi: grzywna od 3 000 do 50 000 zł. Jeśli doprowadzisz cudzoziemca do nielegalnej pracy przez wprowadzenie w błąd lub wykorzystanie jego niezrozumienia sytuacji, dolna granica rośnie do 6 000 zł, górna to nadal 50 000 zł. Sam pracownik wykonujący pracę nielegalnie może dostać grzywnę od 1 000 zł.
Osobno liczą się koszty pośrednie: pracownik, który nie może legalnie pracować, to stanowisko, które stoi puste, a rekrutacja i szkolenie trzeba zacząć od nowa. Pisaliśmy o tym szerzej w tekście Hiring Workers from India, Nepal, Philippines in Poland (2026) (po angielsku).
Najczęstsze błędy, które widzimy u firm robiących wszystko we własnym zakresie:
- wybór złej ścieżki (oświadczenie tam, gdzie potrzebne jest zezwolenie na pracę);
- wniosek z brakami formalnymi, który wraca albo zostaje odrzucony – razem z bezzwrotną opłatą;
- przegapiony termin informacji dla starosty po wpisie oświadczenia: o podjęciu pracy – w ciągu 7 dni od jej rozpoczęcia, o niepodjęciu – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w ewidencji;
- zmiana pracodawcy, stanowiska lub warunków pracy bez aktualizacji dokumentów.
Kto może skorzystać z uproszczonego oświadczenia, a kto potrzebuje zezwolenia, to osobny temat – lista obywatelstw objętych oświadczeniem jest wąska i zmieniała się w ostatnich miesiącach, więc zawsze sprawdzaj aktualny stan na gov.pl/web/cudzoziemcy. Szczegóły dla pracowników z Pakistanu opisaliśmy w tekście Oświadczenie vs Work Permit for Pakistani Workers.
Praktyczna wskazówka: zanim złożysz pierwszy wniosek, zapisz dla każdego pracownika trzy rzeczy – obywatelstwo, planowany okres pracy i stanowisko. Od tych trzech informacji zależy, jaka ścieżka w ogóle wchodzi w grę i ile zapłacisz.
Co może przejąć zewnętrzny partner, a co zostaje po stronie firmy?
Outsourcing legalizacji nie oznacza, że przestajesz być pracodawcą. Oznacza, że ktoś, kto robi to codziennie, przygotowuje i pilnuje formalności, a ty podejmujesz decyzje. W praktyce partner może przejąć:
- dobór właściwej ścieżki dla każdego pracownika (oświadczenie, zezwolenie na pracę, jednolite zezwolenie na pobyt i pracę);
- przygotowanie i złożenie wniosku przez praca.gov.pl oraz skompletowanie załączników;
- kontakt z urzędem i odpowiedzi na wezwania do uzupełnienia braków;
- kalendarz terminów – informacje dla starosty, ważność dokumentów, ponowne wnioski;
- wsparcie pracownika przy karcie pobytu i przy zmianie pracodawcy.
Zostaje po twojej stronie: decyzja o zatrudnieniu, umowa, wynagrodzenie zgodne z przepisami i podpis pracodawcy. Warto też wiedzieć, że odpowiedzialność za legalność zatrudnienia pozostaje przy firmie. Legal Solutions to nie kancelaria adwokacka – pomagamy, przygotowujemy dokumenty i towarzyszymy w procedurze, ale nie reprezentujemy przed sądem.
Jak policzyć, czy outsourcing legalizacji się opłaca?
Nie publikujemy cennika na blogu – cena zależy od liczby osób, ich obywatelstw i wybranej ścieżki, więc uczciwa wycena wymaga krótkiej rozmowy. Możesz za to sama policzyć, po której stronie leży przewaga. Odpowiedz na cztery pytania:
- Ile osób legalizujesz w ciągu roku i czy to jednorazowa fala, czy stały dopływ?
- Ilu pracowników ma różne ścieżki (część na oświadczeniu, część na zezwoleniu)? Im więcej wariantów, tym łatwiej o pomyłkę.
- Ile godzin pracy HR zajmuje jeden komplet dokumentów razem z poprawkami? Pomnóż to przez koszt godziny pracy tej osoby.
- Ile kosztuje cię tydzień opóźnienia startu jednego pracownika na stanowisku?
Jeśli zatrudniasz jednego cudzoziemca i masz doświadczonego specjalistę od kadr – możesz zrobić to sama. Jeśli sprowadzasz kilkunastu pracowników z kilku krajów, a przy tym obsługujesz rotację, outsourcing zwykle przestaje być wydatkiem „ekstra”, a staje się polisą od błędów.
Przykład poglądowy (historia uogólniona, nie dotyczy konkretnego klienta): firma produkcyjna z Wielkopolski, 12 pracowników z Nepalu i Indii. Wniosków było dwanaście, ale ścieżek trzy, bo część osób miała już ważne zezwolenia z poprzedniego pracodawcy. Po wstępnej weryfikacji okazało się, że dwóm osobom potrzebne jest inne zezwolenie niż pierwotnie zakładano – poprawka przed złożeniem wniosku zamiast odrzucenia po kilku tygodniach.
Pracownicy zmieniający firmę wymagają osobnego pilnowania terminów – opisujemy to w tekście Foreigner Changing Employer in Poland: what the company must do (po angielsku).
Często zadawane pytania
Ile kosztuje samo zezwolenie na pracę cudzoziemca w 2026 roku?
Oficjalna opłata za wniosek o zezwolenie na pracę to 200 zł przy okresie do 3 miesięcy i 400 zł przy okresie powyżej 3 miesięcy (od 1 grudnia 2025 r.). Jest bezzwrotna. Do tego dochodzą koszty pośrednie, np. czas pracy HR albo wynagrodzenie partnera, jeśli korzystasz z outsourcingu.
Czy oświadczenie o powierzeniu pracy jest tańsze niż zezwolenie?
Nie koniecznie. Od 1 grudnia 2025 r. wpis oświadczenia kosztuje 400 zł, tyle samo co zezwolenie na pracę dłuższe niż 3 miesiące. Oświadczenie jest za to prostsze proceduralnie i pozwala na pracę do 24 miesięcy, ale dotyczy tylko wybranych obywatelstw, więc często w ogóle nie wchodzi w grę.
Co grozi firmie za zatrudnienie cudzoziemca bez wymaganych dokumentów?
Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł. Gdy firma wprowadzi cudzoziemca w błąd lub wykorzysta jego niezrozumienie sytuacji, grzywna wynosi od 6 000 do 50 000 zł. To nie jest przepis „na papierze” – kontrole prowadzi m.in. Straż Graniczna.
Czy outsourcing zwalnia mnie z odpowiedzialności jako pracodawcy?
Nie. Partner przygotowuje dokumenty i pilnuje terminów, ale pracodawcą jesteś ty i to ty odpowiadasz za legalność zatrudnienia. Dlatego dobry partner tłumaczy, co robi i dlaczego, a ostatnie słowo zawsze należy do firmy.
Zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że wszystko jest w terminie? Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji. Sprawdź ofertę dla firm na legalsol.pl/b2b i zapytaj o wycenę.