Zatrudnianie pracowników z Indii, Nepalu i Filipin 2026

Wtorek, 9:15. Dyrektor produkcji pod Łodzią pisze do HR: „Zarząd zgodził się na 12 spawaczy z Indii i 8 pracowników magazynu z Nepalu. Kiedy zaczynają?”. Godzinę później przychodzi druga wiadomość – agencja z Manili ma kandydatów na operatorów wózków widłowych z Filipin. W tym momencie okazuje się, że zatrudnianie pracowników z Indii, Nepalu i Filipin nie zaczyna się od umowy, tylko od wniosku, opłaty i decyzji urzędu. Każdy z tych kroków ma swoje terminy, a błąd kosztuje realne pieniądze. Poniżej znajdziesz mapę: co składa firma, co składa pracownik, czego pilnuje urząd i ile może kosztować pomyłka.

Zatrudnianie cudzoziemców z Indii, Nepalu i Filipin: dlaczego skrót przez oświadczenie nie zadziała

Uproszczona ścieżka z oświadczeniem o powierzeniu pracy jest przewidziana dla obywateli wybranych państw (m.in. Ukrainy, Gruzji i Mołdawii). Obywatele Indii, Nepalu i Filipin z niej nie skorzystają – aktualną listę państw sprawdzisz na portalu praca.gov.pl i w wortalu publicznych służb zatrudnienia. Dla pracowników z Azji pozostaje zezwolenie na pracę albo zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom: wnioski o zezwolenie na pracę składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl, a wcześniejszy test rynku pracy (informacja starosty o braku kandydatów) przestał być wymagany.

💬 Nie chcesz czytać – napisz. WhatsApp +48 502 127 265 – odpowiadamy bezpłatnie i bez zobowiązań. Otwórz czat →

W praktyce masz do wyboru dwie drogi, a wybór zależy od tego, gdzie pracownik jest dzisiaj:

• Droga 1 – zezwolenie na pracę: to firma składa wniosek na praca.gov.pl, a po decyzji pracownik występuje o wizę krajową w konsulacie. Dotyczy osób, które są jeszcze za granicą.
• Droga 2 – zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite): wniosek idzie przez system MOS, a firma wypełnia Załącznik nr 1. Dotyczy osób, które już legalnie przebywają w Polsce.
• Droga 3 – kontynuacja: przedłużenie pobytu i pracy dla osoby, która już u Ciebie pracuje. Tu liczą się terminy złożenia wniosku przed końcem legalnego pobytu.

Zezwolenie na pracę: wniosek firmy, opłata i warunki wynagrodzenia

Wniosek składa podmiot powierzający pracę, a nie cudzoziemiec. Robisz to przez indywidualne konto na praca.gov.pl, a właściwy jest wojewoda ze względu na siedzibę firmy. Za każdy wniosek wpłacasz opłatę: 200 zł przy pracy do 3 miesięcy albo 400 zł przy pracy dłuższej niż 3 miesiące. W tytule przelewu podajesz imię i nazwisko cudzoziemca. Zezwolenie może być wydane na okres do 3 lat, ale organ ma prawo go skrócić. Aktualne stawki i zasady znajdziesz na stronach urzędów wojewódzkich na gov.pl.

• Stanowisko, wymiar etatu i rodzaj umowy wpisujesz we wniosku – to one później wyznaczają, co wolno cudzoziemcowi robić u Ciebie.
• Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne (w 2026 r. to 4 806 zł brutto miesięcznie) ani niższe niż wynagrodzenie pracowników na porównywalnych stanowiskach.
• Zmiana stanowiska, stawki albo miejsca pracy w trakcie obowiązywania decyzji? Najpierw sprawdź, czy wymaga to zmiany zezwolenia – dopiero potem zmieniaj warunki.

Wiza krajowa czy zezwolenie na pobyt czasowy i pracę: gdzie jest dziś Twój pracownik?

Jeśli kandydat mieszka w Indiach, Nepalu lub na Filipinach, po decyzji o zezwoleniu na pracę składa wniosek o wizę krajową w polskim konsulacie, przez system e-Konsul. Terminy wizowe bywają nieprzewidywalne, więc nie obiecuj pracownikowi ani klientowi konkretnej daty startu – zaplanuj bufor. Filipińscy kandydaci często pytają też o elektroniczne doręczenia; szczegóły opisaliśmy w tekście e-Doręczenia i MOS dla wnioskodawców z Filipin (po angielsku).

Jeśli pracownik już legalnie przebywa w Polsce, wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę składa się od 27 kwietnia 2026 r. wyłącznie elektronicznie w systemie MOS – cudzoziemiec podpisuje go Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opłata skarbowa wynosi 440 zł (osobno płaci się za kartę pobytu – aktualną kwotę sprawdź w MOS). Twoja rola to Załącznik nr 1: wypełniasz go w MOS, a osoba uprawniona do reprezentowania firmy podpisuje go przez login.gov.pl. Wszystko to opisują oficjalne strony Urzędu do Spraw Cudzoziemców oraz portalu MOS. Krok po kroku pokazujemy to w tekście Karta pobytu przez MOS online – 7 kroków (po angielsku), a rolę pracodawcy w osobnym artykule: Karta pobytu dla pracownika – co musi zrobić pracodawca.

Obowiązki pracodawcy po starcie pracy i kary za błędy w legalizacji

Decyzja urzędu nie kończy Twojej roli. Jeśli jesteś wymieniony w zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, a cudzoziemiec straci u Ciebie pracę, musisz w ciągu 15 dni pisemnie zawiadomić o tym wojewodę, który wydał zezwolenie. Z kolei powierzenie pracy bez wymaganych uprawnień grozi karą grzywny od 3 000 do 50 000 zł – a minimalna kwota liczy się za każdego cudzoziemca osobno. Przy działaniu umyślnym widełki to od 6 000 do 50 000 zł. Podstawy opisuje Zielona Linia, a nasze zestawienie znajdziesz w tekście Kary dla pracodawcy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca (po angielsku).

• Pierwszy dzień pracy dopiero po uprawomocnieniu się odpowiedniej decyzji lub po spełnieniu warunków pozwalających legalnie pracować na etapie wniosku – nie „na próbę”.
• Umowa, stanowisko i stawka zgodne z tym, co wpisano we wniosku.
• Kontrola ważności zezwolenia, wizy lub karty pobytu – własny kalendarz terminów dla każdego pracownika.
• Szybka reakcja na wezwania urzędu; terminy na odpowiedź bywają bardzo krótkie (zob. tekst o wezwaniach z urzędu, po angielsku).

Przykład ilustracyjny (historia uogólniona, nie dotyczy konkretnego klienta): firma logistyczna z Wielkopolski wpuściła czterech pracowników z Nepalu na halę „na próbę”, zanim zezwolenia zostały wydane. Kontrola wykazała pracę bez uprawnień, kara była liczona od każdej osoby osobno, a zespół przestał pracować na kilka tygodni. Po tej lekcji firma przyjęła zasadę: najpierw decyzja i komplet dokumentów, dopiero potem pierwszy dzień pracy.

Praktyczna wskazówka: załóż dla każdego cudzoziemca jedną kartę kontrolną z trzema datami – koniec ważności wizy lub karty pobytu, koniec zezwolenia na pracę i termin, do którego trzeba złożyć wniosek o kontynuację. Dzięki temu nie dowiesz się o problemie dopiero z wezwania z urzędu.

Pięć błędów, które najczęściej kosztują firmy czas i pieniądze

1. Rozpoczęcie pracy przed uzyskaniem uprawnień – najdroższy błąd, bo kara dotyczy każdej osoby z osobna.
2. Wynagrodzenie wpisane „orientacyjnie” i niższe niż minimalne albo niższe niż u porównywalnych pracowników.
3. Zaufanie pośrednikowi bez sprawdzenia, czy wniosek rzeczywiście został złożony i opłacony.
4. Brak własnego kalendarza terminów – wniosek o kontynuację pobytu złożony za późno.
5. Zlekceważone wezwanie z urzędu. Zobacz, jak działa krótki termin: Wezwanie z urzędu – 7 dni na odpowiedź

Zatrudniasz lub planujesz zatrudnić cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że papiery są w porządku? Sprawdź ofertę dla firm: legalsol.pl/b2b. Napisz na WhatsApp +48 502 127 265 – czytamy każdą wiadomość. Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.