Poniedziałek, 8:30. Rekruter z Waszej firmy w Łodzi domknął rozmowy ze spawaczem z Indii, a kierownik produkcji pyta tylko o jedno: „To może zacząć od przyszłego tygodnia?”. Zapada cisza. Bo odpowiedź nie zależy od tego, czy kandydat jest dobry, tylko od tego, na jakiej podstawie wolno mu w Polsce pracować – i czy Ty, jako pracodawca, dopełnisz formalności we właściwej kolejności. Zatrudnienie cudzoziemca w 2026 roku wygląda inaczej niż jeszcze dwa lata temu: od 1 czerwca 2025 r. działa nowa ustawa, wnioski składa się wyłącznie online, a od 1 grudnia 2025 r. wzrosły opłaty. Poniżej znajdziesz kolejność kroków, kwoty i obowiązki, za które odpowiada pracodawca.
Zatrudnienie cudzoziemca krok po kroku: jaką podstawę pracy ma Twój kandydat?
Pierwszy krok to nie wniosek, tylko pytanie kontrolne. Od odpowiedzi zależy cała ścieżka, a pomyłka na tym etapie kosztuje najwięcej.
Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. Zniosła test rynku pracy – nie musisz już uzyskiwać od starosty informacji o braku kandydatów z Polski – i przeniosła postępowania do systemu praca.gov.pl, bez wniosków papierowych. Szczegóły procedury opisuje Moduł Obsługi Spraw (MOS). Dla Ciebie, jako pracodawcy, wchodzą w grę trzy ścieżki:
- Cudzoziemiec ma już dokument pobytowy, który daje prawo do pracy (np. zezwolenie na pobyt czasowy i pracę albo inny tytuł z dostępem do rynku pracy). Wtedy nie składasz wniosku o zezwolenie, ale sprawdzasz dokument i wykonujesz obowiązki opisane niżej.
- Cudzoziemiec wymaga zezwolenia na pracę. O zezwolenie występujesz Ty, jako podmiot powierzający pracę, do wojewody.
- Cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy. Możesz wtedy skorzystać z krótszej ścieżki: oświadczenia o powierzeniu pracy wpisanego do ewidencji w powiatowym urzędzie pracy, na maksymalnie 24 miesiące.
Nie zgaduj na podstawie rozmowy kwalifikacyjnej. Poproś o dokument, sprawdź podstawę pobytu i datę ważności, a w razie wątpliwości zajrzyj na stronę gov.pl/web/cudzoziemcy. Jedno zdanie w dokumencie potrafi przesądzić, czy wniosek w ogóle jest potrzebny.
💬 Nie chcesz czytać – porozmawiaj z nami. Zalegalizujemy pracowników zagranicznych w Twojej firmie. Zobacz ofertę dla firm →
Zezwolenie na pracę 2026: opłata, wniosek i warunki, których nie wolno zmienić
Zezwolenie na pracę jest decyzją wydawaną na wniosek pracodawcy – to Ty jesteś stroną postępowania, nie pracownik. Praktyczny przebieg wygląda tak (źródło: Zielona Linia):
- Przygotuj dane: stanowisko, miejsce i wymiar pracy, wynagrodzenie oraz okres zatrudnienia. Wszystko, co wpiszesz, stanie się warunkami zezwolenia.
- Złóż wniosek elektronicznie przez praca.gov.pl do wojewody właściwego dla siedziby firmy. Wniosków papierowych już nie ma.
- Opłać wniosek. Od 1 grudnia 2025 r. opłata wynosi 200 zł, gdy zezwolenie ma dotyczyć pracy do 3 miesięcy, i 400 zł, gdy dłużej. Opłata co do zasady jest bezzwrotna.
- Poczekaj na decyzję i nie dopuszczaj cudzoziemca do pracy wcześniej. Zezwolenie wydaje się na czas określony, nie dłuższy niż 3 lata.
- Po otrzymaniu zezwolenia podpisz umowę zgodną z jego treścią i wykonaj obowiązki z dalszej części artykułu.
Najłatwiej tu o błąd, którego nikt nie robi ze złej woli: pracownik dostaje inne stanowisko albo inne warunki niż wpisane w zezwoleniu. Ustawa traktuje to jak nielegalne powierzenie pracy. Zanim awansujesz kogoś lub zmienisz mu zakres obowiązków, sprawdź, czy zezwolenie wymaga zmiany.
Jeśli kandydat pochodzi z jednego z czterech państw objętych uproszczoną ścieżką, wniosek o wpis oświadczenia do ewidencji również składasz przez praca.gov.pl. Od 1 grudnia 2025 r. opłata za ten wniosek wynosi 400 zł (wcześniej 100 zł) – szczegóły znajdziesz na stronie psz.praca.gov.pl.
Zezwolenie na pracę to nie karta pobytu – czego jeszcze potrzebuje pracownik?
To najczęstsze nieporozumienie w działach HR. Zezwolenie na pracę daje prawo do wykonywania pracy u Ciebie, ale nie legalizuje pobytu. Cudzoziemiec spoza UE musi mieć także podstawę pobytu – wizę albo zezwolenie na pobyt. Wiele firm wybiera dlatego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, w którym jedna decyzja wojewody obejmuje i pobyt, i pracę.
W takim wariancie wniosek o pobyt składa zazwyczaj sam cudzoziemiec, a od Ciebie wymaga się dokumentów dotyczących firmy i warunków zatrudnienia. Pracownik ma więc własne terminy i własne opłaty, a Ty – ryzyko luki: jeśli wniosek o kolejny pobyt nie zostanie złożony na czas, pracownik może stracić podstawę legalnej pracy. Dlatego w HR warto prowadzić prosty kalendarz dat ważności dokumentów.
Zasady dla samego pracownika opisujemy w osobnych artykułach (po angielsku): Temporary Residence in Poland for Foreigners 2026 oraz Polish Residence Card Renewal 2026. Możesz je przekazać pracownikowi, który pyta, „co dalej z kartą pobytu”.
Obowiązki pracodawcy po podpisaniu umowy: 5 punktów, które mogą sprawdzić kontrolerzy
Legalne zatrudnienie nie kończy się na decyzji urzędu. Kontrole prowadzą m.in. Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy, a podstawowe obowiązki zebrano na biznes.gov.pl:
- Dokument pobytowy. Przed powierzeniem pracy zażądaj ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce i przechowuj jego kopię przez cały okres pracy oraz przez 2 lata od jej zakończenia.
- Umowa na piśmie. Z cudzoziemcem zawierasz umowę w formie pisemnej, niezależnie od jej rodzaju, a wcześniej przedstawiasz jej tłumaczenie na język zrozumiały dla pracownika (nie musi być tłumaczeniem przysięgłym).
- Kopia umowy do urzędu. W przypadku cudzoziemca z zezwoleniem na pracę lub zarejestrowanym oświadczeniem przekazujesz organowi kopię podpisanej umowy przed rozpoczęciem pracy – przez system praca.gov.pl.
- Wynagrodzenie i warunki. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne – w 2026 r. to 4 806 zł brutto miesięcznie, a stawka godzinowa dla zleceń wynosi 31,40 zł. Praca musi się odbywać na warunkach zgodnych z zezwoleniem lub oświadczeniem.
- Zgłaszanie zdarzeń. Informujesz urząd, gdy cudzoziemiec nie podjął pracy albo gdy praca się zakończyła. Przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę o utracie pracy przez cudzoziemca zawiadamiasz wojewodę w ciągu 15 dni.
Przykład ilustracyjny (historia uogólniona, nie dotyczy konkretnego klienta): firma logistyczna z Poznania zatrudniła kierowcę z Nepalu i podpisała z nim umowę wyłącznie po polsku, bez tłumaczenia, a kopia jego dokumentu pobytowego została u poprzedniej księgowej. Żaden z tych braków nie wynikał ze złej woli – a każdy z nich da się uniknąć jedną listą kontrolną przy przyjęciu pracownika.
Co grozi pracodawcy, gdy coś pójdzie nie tak?
Ustawa wskazuje, kiedy powierzenie pracy jest nielegalne: gdy cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie, gdy jego podstawa pobytu nie uprawnia do pracy, gdy brakuje wymaganego zezwolenia lub wpisanego oświadczenia albo gdy praca odbywa się na innych warunkach lub na innym stanowisku niż w zezwoleniu.
Za takie wykroczenia grożą grzywny, a ich wysokość zależy od przepisów i okoliczności sprawy – aktualne stawki sprawdzisz w ustawie na isap.sejm.gov.pl. Dla firm bywa jeszcze dotkliwsza inna konsekwencja: ukaranie za te wykroczenia jest podstawą odmowy kolejnego zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia do ewidencji. Jedna wpadka może więc zablokować rekrutację zagraniczną na dłużej.
Sygnały ostrzegawcze, które warto wyłapać u siebie, zanim zrobi to kontrola:
- praca „na próbę” przed wydaniem zezwolenia lub wpisem oświadczenia,
- umowa w innym języku, której pracownik nie rozumie i której nie przetłumaczono,
- zmiana stanowiska lub warunków bez sprawdzenia, czy zezwolenie wymaga zmiany,
- brak kopii dokumentu pobytowego i brak kalendarza jego ważności.
Wskazówka praktyczna (Practical tip): zrób jedną kartę kontrolną dla każdego zagranicznego pracownika – data ważności dokumentu pobytowego, numer zezwolenia lub wpisu, stanowisko i warunki z decyzji, data przesłania umowy do urzędu. Kto ma to na jednej kartce, rzadko ma kłopot na kontroli.
Często zadawane pytania
Czy cudzoziemiec może zacząć pracę, zanim zezwolenie zostanie wydane?
Nie. Praca bez wymaganego zezwolenia (albo wpisanego do ewidencji oświadczenia) jest nielegalnym powierzeniem pracy. Rozpoczęcie pracy „na próbę” nie zmienia tej oceny, a ukaranie za takie wykroczenie może być podstawą odmowy kolejnych zezwoleń dla Twojej firmy.
Ile kosztuje zezwolenie na pracę w 2026 roku?
Od 1 grudnia 2025 r. opłata za wniosek wynosi 200 zł przy pracy do 3 miesięcy i 400 zł przy pracy dłuższej niż 3 miesiące. Wniosek o wpis oświadczenia o powierzeniu pracy kosztuje 400 zł. Opłata co do zasady nie podlega zwrotowi, więc przed złożeniem wniosku warto sprawdzić komplet danych.
Czy obywatel Gruzji nadal może pracować na oświadczeniu?
Nie. Od 1 grudnia 2025 r. oświadczenie o powierzeniu pracy dotyczy obywateli czterech państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Gruzja została z listy usunięta, więc przy obywatelu Gruzji sprawdź, czy potrzebne jest zezwolenie na pracę lub inna podstawa legalnej pracy.
Jak długo muszę przechowywać kopię dokumentu pobytowego pracownika?
Przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez 2 lata od jej zakończenia. Kopię powinieneś zrobić przed powierzeniem pracy, po sprawdzeniu, że dokument jest ważny i uprawnia do pobytu w Polsce.
Co zrobić, jeśli pracownik nie zgłosił się do pracy lub odszedł?
Poinformuj właściwy urząd o niepodjęciu pracy lub jej zakończeniu. Przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę o utracie pracy przez cudzoziemca zawiadamiasz wojewodę, który wydał zezwolenie, w ciągu 15 dni od zdarzenia.
Zatrudniasz cudzoziemców albo dopiero zaczynasz? Zajmujemy się legalizacją pracowników zagranicznych dla firm – szczegóły na legalsol.pl/b2b. Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.