Ile trwa karta pobytu dla pracownika cudzoziemca 2026

Poniedziałek, 8:15. Kierownik magazynu pyta HR, czy Rahul z drugiej zmiany zostaje, bo jego legalny pobyt kończy się za trzy tygodnie, a wniosek o kartę pobytu „jeszcze nie ruszył”. Ty, jako właściciel firmy albo osoba od kadr, masz w głowie jedno pytanie: ile trwa karta pobytu dla pracownika cudzoziemca i czy zdążymy, zanim zabraknie człowieka na zmianie? Uczciwa odpowiedź nie mieści się w jednej liczbie. Przepisy mówią o 60 dniach. Praktyka bywa dłuższa. A to, co zrobisz w firmie jeszcze przed złożeniem wniosku, często decyduje o tym, z którą wersją się spotkasz. Poniżej konkrety: terminy, zegar urzędu, kolejność rozpatrywania spraw i ruchy, które możesz wykonać po swojej stronie.

Ile trwa karta pobytu dla pracownika cudzoziemca według przepisów?

Decyzję w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę wojewoda powinien wydać w ciągu 60 dni. Tak wynika z informacji na portalu Zielona Linia. Ten sam termin dotyczy zmiany takiego zezwolenia. Jeśli pracownik albo firma odwołuje się od decyzji, sprawę rozpatruje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a na to ma 90 dni.

Zwróć uwagę na słowo „powinien”. 60 dni to termin ustawowy, a nie gwarancja daty, w której karta będzie w ręku pracownika. Dlatego nie obiecamy Ci konkretnej liczby tygodni i nie zaufałbyś nikomu, kto ją obiecuje. Możemy za to pokazać, na co masz wpływ: kiedy termin zaczyna biec, co go zatrzymuje i które sprawy urząd rozpatruje w pierwszej kolejności.

Po stronie kosztów urzędowych warto znać dwie pozycje: opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy wynosi 440 zł, a wydanie samej karty to dodatkowe 100 zł, płatne na późniejszym etapie. Aktualne stawki i numery rachunków sprawdź zawsze na stronie właściwego urzędu wojewódzkiego, bo to ona jest ostatecznym źródłem.

💬 Nie masz czasu na czytanie? Zadzwoń lub napisz. WhatsApp +48 502 127 265, odpowiadamy szybko, bez zobowiązań. Legalizujemy pracowników cudzoziemców dla firm: Otwórz czat → lub zobacz ofertę dla firm: legalsol.pl/b2b

Od kiedy biegnie 60 dni i co zatrzymuje zegar urzędu?

Termin nie startuje w dniu, w którym ktoś kliknął „wyślij”. Według informacji urzędowych liczy się od ostatniego z kilku zdarzeń, a każde z nich zależy od Was, nie od urzędu.

• złożenie wniosku i, jeśli jest to wymagane, osobiste stawiennictwo cudzoziemca w urzędzie wojewódzkim (m.in. odciski palców, okazanie oryginału paszportu);
• złożenie wniosku bez braków formalnych albo ich uzupełnienie w terminie wyznaczonym przez urząd;
• przedstawienie dokumentów potwierdzających dane z wniosku i okoliczności uzasadniające pobyt, o które poprosił wojewoda, albo upływ wyznaczonego na to terminu.

Wniosek wchodzi w dzisiejszy obieg przede wszystkim elektronicznie, przez system MOS. Dla firmy oznacza to jedno: zegar urzędu ruszy dopiero wtedy, gdy sprawa jest kompletna. Każde wezwanie do uzupełnienia, na które pracownik odpowie po dwóch tygodniach, to dwa tygodnie, o które wydłuży się całe oczekiwanie. To dlatego dwa wnioski złożone tego samego dnia mogą skończyć się w zupełnie różnych momentach.

Szczegóły ścieżki elektronicznej opisuje oficjalny serwis MOS Cudzoziemcy oraz materiały Urzędu do Spraw Cudzoziemców na stronie gov.pl/web/udsc.

Co może przyspieszyć kartę pobytu pracownika, a co ją wydłuża?

Urząd rozpatruje wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w ustalonej kolejności. Z oficjalnych informacji wynika, że w pierwszej kolejności załatwiane są sprawy:

1. pracodawców o istotnym znaczeniu dla gospodarki kraju;
2. kontynuacji pracy u tego samego pracodawcy, przy niezmienionym wynagrodzeniu i wymiarze czasu pracy;
3. pracy w zawodach deficytowych;
4. pozostałe sprawy.

Z tej listy wynika coś praktycznego. Jeśli pracownik przedłuża pobyt i nadal pracuje u Ciebie na tych samych warunkach, jego sprawa należy do drugiej grupy. Zmiana stanowiska, stawki czy etatu tuż przed złożeniem wniosku może Cię z niej wyrzucić, więc takie decyzje kadrowe warto planować razem z kalendarzem pobytowym.

Co zwykle pomaga skrócić czekanie, choć niczego nie gwarantuje:

• wniosek złożony z dużym zapasem, a nie ostatniego dnia legalnego pobytu;
• spójne dane w umowie, informacji od pracodawcy i wniosku (stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, adres wykonywania pracy);
• kompletne załączniki za pierwszym razem, w tym dokumenty ubezpieczenia i potwierdzenie opłaty;
• dostępny pracownik: aktualne dane kontaktowe, odbiór korespondencji, szybkie stawiennictwo na wezwanie.

A co zwykle wydłuża? Braki formalne, rozbieżności między dokumentami, wezwania, na które nikt nie odpowiada w terminie, zmiana warunków zatrudnienia w trakcie sprawy i brak informowania urzędu o zmianie adresu. Najdroższy w skutkach jest wniosek złożony po upływie legalnego pobytu.

Jeśli pracownik zmienia firmę, wchodzą dodatkowe terminy po obu stronach. Opisaliśmy je w tekście zmiana pracodawcy przez cudzoziemca: co musi wiedzieć firma.

Pracownik czeka na decyzję: czy może zostać w Polsce i pracować?

To pytanie zadaje każdy pracodawca, bo od niego zależy grafik. Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy trzeba złożyć najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Jeśli został złożony poprawnie i w terminie, a ewentualne braki formalne uzupełniono w wyznaczonym czasie, pobyt cudzoziemca jest legalny od skutecznego złożenia wniosku do chwili, gdy decyzja stanie się ostateczna. Potwierdzeniem jest m.in. stempel w paszporcie.

Z pracą jest już trudniej, bo zależy od tego, jak legalizowane jest zatrudnienie. Według informacji urzędowych cudzoziemiec może pracować w okresie oczekiwania na decyzję, jeśli pracodawca uzyskał wymagane zezwolenie na pracę albo złożył oświadczenie o powierzeniu pracy (dotyczy obywateli określonych państw). Szczegóły opisuje artykuł Zatrudnianie cudzoziemców a odcisk stempla w paszporcie, a różnice między oświadczeniem i zezwoleniem wyjaśniamy w tekście oświadczenie czy zezwolenie na pracę dla pracowników z Pakistanu.

Nasza rada: przed złożeniem wniosku zrób listę pracowników, którzy mają stempel, i obok wpisz, na jakiej podstawie legalnie pracują. Przy kontroli nie wystarczy wiedza, że „sprawa jest w urzędzie”.

Minęło 60 dni i cisza: co może zrobić firma, a co pracownik?

Zanim sięgniesz po ostrzejsze narzędzia, sprawdź, czy zegar w ogóle biegł. Jeśli urząd wezwał do uzupełnienia dokumentów albo czekał na stawiennictwo, 60 dni jeszcze nie minęło, choćby od złożenia wniosku upłynęło pół roku.

Gdy termin faktycznie przekroczono, a przyczyna nie leży po Waszej stronie, możliwe jest ponaglenie. Zgodnie z art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego składa się je do organu wyższego stopnia, za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę. Dopiero po wniesieniu ponaglenia można skierować do sądu administracyjnego skargę na bezczynność albo przewlekłe prowadzenie postępowania. Ponaglenie nie przyspiesza decyzji w magiczny sposób, ale tworzy ślad formalny i otwiera drogę do sądu.

Jak to wygląda w praktyce, opisaliśmy w tekście co robi ponaglenie, gdy decyzja o karcie pobytu trwa zbyt długo. Jeśli chcesz mieć pewność, że pismo jest poprawnie sformułowane i trafia we właściwe miejsce, możemy je przygotować.

Jak zaplanować kalendarz pobytowy pracownika po stronie firmy?

1. Wpisz do kalendarza datę końca legalnego pobytu każdego cudzoziemca i ustaw przypomnienie z dużym wyprzedzeniem, a nie na ostatnie tygodnie.
2. Sprawdź, czy podstawa zatrudnienia (zezwolenie albo oświadczenie) obejmuje cały okres, na który planujesz kontynuację pracy.
3. Zbierz komplet dokumentów firmowych wcześniej niż osobistych: umowę, informację o warunkach pracy, dane stanowiska, potwierdzenie zgłoszenia do ubezpieczeń.
4. Poproś pracownika o aktualny paszport, adres do korespondencji i numer telefonu, na który faktycznie odbiera.
5. Złóż wniosek elektronicznie z zapasem, zachowaj potwierdzenie złożenia i zapisz datę stempla oraz stawiennictwa w urzędzie.
6. Na każde wezwanie urzędu odpowiadaj w wyznaczonym terminie i nie zmieniaj w tym czasie warunków zatrudnienia bez konsultacji.
7. Po wydaniu decyzji sprawdź, czy dane w karcie zgadzają się z umową i prześlij kopię do akt osobowych.

Jeśli nie chcesz robić tego sam, zobacz, jak wygląda rachunek ekonomiczny outsourcingu w tekście outsourcing legalizacji pracowników cudzoziemców: co to kosztuje firmę.

Przykład ilustracyjny, złożony z kilku typowych sytuacji, a nie opis konkretnego klienta: HR-manager z firmy logistycznej pod Poznaniem miał trzech kierowców z kończącym się pobytem. Dwóm złożono wnioski z zapasem i z kompletem dokumentów, trzeci dostał wezwanie do uzupełnienia, bo stawka w umowie różniła się od tej we wniosku. Cała trójka pracowała na tych samych zasadach, a mimo to ostatnia sprawa trwała wyraźnie dłużej, bo zegar urzędu wystartował później. Różnicę zrobiła jedna niespójna liczba.

Practical tip: zanim klikniesz „wyślij” we wniosku, połóż obok siebie umowę, informację od pracodawcy i dane z formularza. Stanowisko, stawka, wymiar etatu i adres pracy muszą się zgadzać co do litery. To najtańszy sposób, żeby uniknąć wezwania, które zatrzymuje zegar.

Szukasz partnera, który poprowadzi sprawy pobytowe Twoich pracowników od wniosku do karty? Legal Solutions — 98% pozytywnych decyzji.